|
דירוג חברי המערכת
המלצה על מאמר
3.6 מתוך 5
|
|
הצטברו לכם אלפי מסמכים התופסים שטח אחסון יקר ואתם רוצים להיפטר מהם. מה האופציות העומדות לרשותכם?
כיוון שאלפי המסמכים הללו תופסים שטח אחסון חשוב ויקר (ולא משנה אם הם מתויקים בקלסרים,מרוכזים בשקיות ניילון, או מונחים בערמות בתוך קרטונים סגורים) חשוב למצוא פתרון שיפנה את המסמכים משטח האחסון ויעלים אותם מעינינו.
ניתן לאחסן את המסמכים הללו בבית גניזה (בית ארכיב) אבל אם תרצו בכל רגע נתון לצפות באחד המסמכים הללו, אתם תהיו נתונים לחסדי בית הגניזה. אתם תוכלו להזמין את המסמך בשעות העבודה בלבד ולקבל אותו בפקס או במייל. אבל מה תעשו אם השעה עכשיו חצות וברגע זה אתם זקוקים למסמך מסוים?
הפתרון האולטימטיבי הוא לבצע סריקת מסמכים וריכוז הקבצים שהתקבלו בתהליך הסריקה באמצעי אחסון דיגיטלי (דיסק קשיח, דיסק און קי, תקליטור, דיסק חיצוני וכדומה) כך שבכל רגע שתרצו תוכלו לקבל גישה לצפייה במסמך הרצוי. באותה מידה תוכלו לשמור את הקבצים הללו באתרי אחסון באינטרנט (ענן).
איך אתם יכולים לבצע סריקת מסמכים בעצמכם?
לא משנה אם אתם אנשים פרטיים, ארגון, מוסד, משרד או גוף עסקי או ממשלתי מכל סוג שהוא, הצטברות של מסמכים בכמויות גדולות מפריעה למהלך התקין של תפעול הארגון. לאחר שהבנתם את הנזק הנגרם לכם כתוצאה מכך (בזבוז כסף על אחסון, בזבוז זמן במציאת מסמכים), וקיבלתם את ההחלטה החכמה לבצע סריקת מסמכים, ברור כי הדרך לייעול התהליכים במשרד דורשת מהלכים אופרטיביים.
יש לבצע תכנון של התהליך מראשיתו ועד סופו. חשוב להגדיר מראש באיזו תוכנת ניהול מסמכים תשתמשו בארכיון הדיגיטלי שתיצרו, חשוב להגדיר באיזו רזולוציה תסרקו את המסמכים, חשוב להגדיר האם תסרקו כל עמוד לקובץ או שכל קבוצת עמודים תיסרק ביחד לקובץ אחד, חשוב להגדיר לאיזה פורמט ייסרקו המסמכים והיכן יאוחסנו, חשוב להגדיר מי יבצע את העבודה (הארגון או חברה חיצונית).
סריקת מסמכים בעצמכם - זה טוב או רע?
אם אין לכם זמן להתעסק עם סריקת המסמכים באמצעות כוח האדם שלכם, ואם אינכם בעלי ידע או מיומנות בסיסית בתפעול מחשבים, תוכנות וסורקי מסמכים, מומלץ מאוד להזמין שירותי סריקה מחברת סריקה מקצועית. בדרך זו אתם יודעים מראש את עלות הסריקה ואתם לא עסוקים במשימה שאינכם בקיאים בה.
אם החלטתם להשאיר את המשימה לחברת סריקה מקצועית, עליכם לחשוב היכן תתבצע עבודת הסריקה. האם כדאי להוציא את המסמכים ללשכת הסריקה של החברה הסורקת או להזמין שירותי סריקה באתר הלקוח, כך שהמסמכים שלכם לא יוצאים מחוץ לכותלי המשרד.
כשאתם מזמינים שירותי סריקה לבית הלקוח אתם מונעים חשיפה של מסמכים רגישים וחשובים עם הידע הארגוני שלכם בפני גורמים אחרים (ריגול תעשייתי, אבטחת מידע). חברת הסריקה מגיעה אליכם וסורקת את המסמכים שלכם במשרדכם, כך שאין סכנה שהמסמכים ייצאו החוצה (יאבדו, יועתקו, ייגנבו, יינזקו).
אם החלטתם לסרוק את המסמכים בעצמכם עליכם להצטייד בסורק מסמכים מקצועי ומיוחד לסריקת ארכיון מסמכים. סורק מסמכים מהיר ומקצועי עולה אלפי שקלים והוא עדיף מכל הבחינות על סריקה במכונת צילום או בסורקים מיושנים.
אם אתם רוצים לחסוך את ההוצאה הכרוכה ברכישת סורק מסמכים איכותי, אתם יכולים לשכור סורק מחברה המתמחה בהשכרת סורקי מסמכים ולשלם כ- 500 ש"ח בממוצע לחודש, שהוא פרק הזמן שבממוצע מספיק לסריקת המסמכים.
המאמר נכתב ע"י מנהל האתרים:
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, חברות לסריקת מסמכים.
http://www.documents.co.il
סקאנבוק - שרותי סריקה, ארכיון דיגיטאלי ממוחשב, סריקת ספרים, סריקת תמונות, מכירת סורקים לסריקת ארכיונים.
http://www.scanbook.co.il
PDF to WORD – המרת קבצים,pdf ל word - , המרת, pdfהמרת קובץ , pdf - תוכנה להמרת קבצים, pdf ל , word - המרת pdf ל. word –
http://www.pdftoword.co.il/
Rent A Scanner - סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכים, מכירת סורקי מסמכים מקצועיים.
http://rentascanner.co.il
מסמכים - אתר אינפורמטיבי בנושאים: ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת ספרים. http://mismachim.co.il
טל: 054-5880060
|
 |
אהבתם את המאמר ?
תנו לייק |
כניסות 0 |
צפיות 2166 |
|
